SYSTRA est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans le domaine de la mobilité.

Signature de référence pour les solutions de transport, SYSTRA est l’un des premiers groupes mondiaux d’ingénierie et de conseil spécialisés dans les transports publics et la mobilité durable. Fort de plus de 11,000 collaborateurs, SYSTRA se donne pour mission de concevoir des solutions de transport sûres et durables, afin de rapprocher les populations, de développer l’insertion sociale et de faciliter l’accès des personnes à l’emploi, à l’éducation et aux loisirs, partout dans le monde. 

Depuis 65 ans, le Groupe est engagé aux côtés des villes et des territoires pour contribuer à leur développement en créant, améliorant et modernisant leurs infrastructures et systèmes de transport, tout au long du cycle de vie de leurs projets. Intervenant très en amont de la conception, jusqu’aux phases de test, de déploiement et de maintenance, SYSTRA dispense l’ensemble de ses services dans plus de 80 pays dans le monde et réalise 74 % de son chiffre d'affaires à l'international. Grâce à ses nouveaux services, SYSTRA accompagne ses clients et partenaires dans leur transition digitale, écologique et énergétique, afin d’inventer les mobilités de demain. 

La revue de référence Engineering News-Record (ENR) classe SYSTRA au 3e rang des entreprises internationales d’ingénierie spécialisées dans le « Mass Transit and Rail », au 7e rang des entreprises internationales d’ingénierie spécialisées dans les Ponts, et parmi les 25 plus importants groupes d’ingénierie au monde.
 

MISSIONS:

As receptionist/Admin support, you will be involved in ensuring smooth operation of front office and providing excellent customer service.

The mission is to facilitate communication, provide assistance, and contribute to the smooth functioning of Organization’s daily operations.

Duties and responsibilities:

• Serve as the first point of contact for visitors, clients, and vendors providing a warm and professional welcome.
• Manage the reception area, including answering and directing incoming calls, taking messages, and handling inquiries in a timely manner.
• Maintain a neat and organized front desk area, ensuring a welcoming environment for all visitors.
• Process employee’s requests and provide relevant information.
• Coordinate and schedule appointment, meetings, and conference room bookings as needed.
• Handle incoming and outgoing mail, packages, and deliveries.
• Provide administrative support to various Departments, Managers, including data entry, filing, and document preparation.
• Provide assistance in the preparation of LPOs, quotations, and invoices as needed.
• Coordinate with the medical insurance vendor, serving as the single point of contact for registration, support, and checking queries related to medical insurance.
• Coordinate with building management for maintenance, renewals, support, and addressing employee complaints.
• Coordinate with drivers and office assistants regarding their daily schedules.

PROFILE: 

• Bachelor’s degree in business administration or equivalent
• 4 - 5 years relevant experience in a similar role, preferable in a corporate 
• Strong knowledge of Microsoft office
• Strong communication and interpersonal skills.
• Good organizational skills with accuracy, attention to detail, and thoroughness.
• Ability to maintain high level of confidentiality and discern sensitive issues.
• Flexibility to adapt to changing priorities and work in fast-paced environment.

SYSTRA est une entreprise handi-accueillante.